Як ФОП найняти працівника офіційно: документи, ЄСВ, ДПС

Щоб найняти працівника офіційно, ФОП укладає трудовий договір, видає наказ про прийняття, подає до ДПС повідомлення про прийняття на роботу до того, як людина фактично почне працювати, а далі щомісяця нараховує зарплату, утримує з неї ПДФО і військовий збір та сплачує ЄСВ. Усі суми нижче чинні на 2026 рік, коли мінімальна зарплата становить 8 647 грн.

Чи може ваша група єдиного податку наймати

Перша група: за Податковим кодексом (ст. 291) наймати працівників не може.
Друга група: до 10 осіб одночасно. Чи враховуються сумісники, уточніть у ДПС до найму.
Третя група: обмеження за кількістю немає, діє лише ліміт доходу 10 091 049 грн на рік.
Загальна система: обмежень немає.

Якщо потрібна інша група, правила реєстрації описані в матеріалі про відкриття ФОП.

Крок 1. Трудовий договір і наказ

Договір бажано укласти письмово: усна форма можлива, але письмовий текст захищає обох. На підставі договору або заяви працівника видайте наказ про прийняття на роботу і ознайомте з ним працівника під підпис.

Від працівника візьміть паспорт (або ID-картку), реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), документи про освіту чи кваліфікацію, якщо їх вимагає посада, і військово-облікові документи. Повний перелік залежить від посади, тому не вимагайте зайвого.

Працівника також треба ознайомити з умовами праці та правилами внутрішнього розпорядку і провести інструктаж з охорони праці.

Крок 2. Повідомлення до ДПС

Повідомлення подають після видання наказу, але обов’язково до фактичного початку роботи. Порядок і форму визначає постанова Кабміну № 413 від 17.06.2015. Подають його переважно електронно з кваліфікованим електронним підписом, зокрема через Електронний кабінет платника.

Для директора юридичної особи повідомлення не подають, бо дані про нього надходять до ДПС з реєстру. На ФОП-роботодавця це не поширюється: за кожного найманого працівника повідомлення подають завжди.

Якщо повідомлення запізнилося або його не подали, штраф за ст. 265 КЗпП дорівнює одній мінімальній зарплаті: 8 647 грн за кожне порушення.

Крок 3. Зарплата і податки

З нарахованої зарплати ФОП як податковий агент утримує:

ПДФО 18%;
військовий збір 5%.

Окрім цього, роботодавець сплачує ЄСВ 22% на нараховану зарплату. Це за рахунок роботодавця, з зарплати працівника його не утримують. Мінімальний ЄСВ за основного працівника при мінімальній зарплаті за повністю відпрацьований місяць становить 22% від 8 647 грн, тобто 1 902,34 грн.

Приклад розрахунку

Зарплата за посадою 12 000 грн на місяць, працівник основний, місяць відпрацьовано повністю.

Показник	Сума, грн
Нараховано (брутто)	12 000
ПДФО 18%	2 160
Військовий збір 5%	600
На руки працівнику	9 240
ЄСВ 22% (за рахунок ФОП)	2 640
Загальні витрати ФОП	14 640

Перевірка: 12 000 - 2 160 - 600 = 9 240; 12 000 x 0,22 = 2 640; 12 000 + 2 640 = 14 640.

Для порівняння, при мінімальній зарплаті 8 647 грн витрати ФОП складають 8 647 + 1 902,34 = 10 549,34 грн. Менше мінімальної платити за повністю відпрацьований місяць не можна.

Строки

ЄСВ за найманих працівників сплачують не пізніше 20 числа місяця, наступного за місяцем нарахування. Також внесок сплачують одночасно з видачею зарплатних сум, тому з авансу або виплати в середині місяця його не відкладають.
Зарплату виплачують не рідше двох разів на місяць, проміжок між виплатами не більше 16 днів (ст. 115 КЗпП).
ПДФО і військовий збір перераховують під час виплати зарплати. Форму і строки квартальної звітності роботодавця перевірте в податковому календарі ДПС на поточний квартал: їх змінювали.

Окремо від цього ФОП платить податки за себе: єдиний податок, власний ЄСВ і військовий збір (у 2026 році 10% від мінімальної зарплати, тобто 864,70 грн на місяць для груп 1 і 2, і 1% від доходу для групи 3). Наявність працівника ці платежі не скасовує.

Скільки коштує порушення

Допуск до роботи без оформлення і повідомлення ДПС карається суворіше, ніж запізніле повідомлення:

10 мінімальних зарплат, тобто 86 470 грн за кожного неоформленого працівника;
для платників єдиного податку груп 1-3 при першому порушенні попередження, а при повторному протягом двох років 30 мінімальних зарплат, тобто 259 410 грн на кожного працівника;
сплата 50% штрафу протягом 10 банківських днів після отримання постанови звільняє від решти суми, але порушення потрібно усунути;
донарахування ПДФО, військового збору і ЄСВ за весь період роботи без оформлення.

Що врахувати перед першим наймом

Перевірте свою групу і ліміт кількості працівників.
Підготуйте електронний підпис і доступ до Електронного кабінету, якщо їх ще немає.
Закладіть у бюджет не лише зарплату, а й 22% ЄСВ зверху.
Внесіть у договір посаду, місце роботи, оклад, строки виплат і випробувальний строк, якщо він потрібен.
Якщо людина працюватиме не за трудовим договором, а як виконавець послуг, умови й ризики інші, їх розглядає матеріал про підрядників і фрилансерів. Загальні правила оформлення і норми воєнного стану описані в статті про трудові відносини в малому бізнесі.