Правові ризики при роботі з підрядниками і фрилансерами: договір, права, податки

Малий бізнес рідко тримає в штаті всіх спеціалістів, тому сайт робить фрілансер, бухгалтерію веде ФОП, ремонт - бригада. Така модель дозволяє платити за результат, а не за місце. Але саме на зовнішніх виконавцях найчастіше виникають спори: робота зроблена не так, як чекали, права на результат лишилися у виконавця, а інспектор побачив у фрилансері працівника без договору.

Підряд чи послуги: різниця для замовника

Цивільний кодекс розрізняє два типи договорів, і від вибору залежить, що саме ви купуєте. За статтею 837 за договором підряду підрядник на свій ризик виконує певну роботу за завданням замовника, а той приймає й оплачує її; результат передається замовникові. За статтею 901 за договором про надання послуг виконавець надає послугу, яка споживається в процесі певної дії чи діяльності. Простіше: розробка сайту чи ремонт це результат, а консультація чи супровід - послуга.

Для результату ви можете перевірити якість і вимагати виправлення, для послуги оцінюєте процес. Тому в договорі на послуги важливо прописати вимірні показники, наприклад кількість годин, звітність або результат етапу, інакше претензії нема до чого прив’язати.

Приймання та оплата

Найчастіша помилка замовника - підписати акт, не перевіривши. Стаття 853 ЦКУ зобов’язує замовника прийняти роботу, оглянути її і негайно заявити підрядникові про відступи від договору чи недоліки. Якщо заяви немає, він втрачає право посилатися на ці відступи в майбутньому; прийнявши роботу без перевірки, замовник втрачає право посилатися на явні недоліки. Приховані недоліки треба повідомити негайно після виявлення. Якщо виникає спір, на вимогу будь-якої сторони призначається експертиза: витрати несе підрядник, крім випадків, коли експертиза не підтвердила порушення, тоді платить сторона, яка її вимагала.

Що зробити: додайте до договору технічне завдання з критеріями приймання, встановіть строк на перевірку (наприклад, п’ять робочих днів) і порядок надсилання зауважень письмово. За статтею 857, якщо в договорі вимог до якості немає, діє рівень, який звичайно ставиться до такої роботи, а це широке поле для суперечок.

За статтею 854 замовник сплачує обумовлену ціну після остаточної здачі роботи, якщо договір не передбачає попередньої оплати, а аванс підрядник може вимагати лише у випадку й розмірі, встановлених договором. Для невеликих проєктів зручна схема з етапами. Умовний приклад: договір на 60 000 грн, оплата 30% на старті, 40% після затвердження макетів, 30% після підписання акта. Кожен етап має чіткий результат, тож ризик втрат розподілений між сторонами.

Права на результат

Для творчої чи інтелектуальної роботи (дизайн, тексти, фото, програмний код) це найнебезпечніше місце. Стаття 430 ЦКУ каже, що майнові права на об’єкт, створений за замовленням, належать творцеві та замовникові спільно, якщо інше не встановлено договором. Це означає, що ви оплатили логотип, але права на нього маєте разом з дизайнером.

Розпорядження майновими правами регулює стаття 1107: договір укладається письмово, і якщо форму не дотримано, він нікчемний. Серед видів договорів - ліцензія, договір про створення за замовленням і використання об’єкта, договір про передання виключних майнових прав. За статтею 1108 ліцензія може бути виключною, одиничною чи невиключною. Тому в договорі з фрілансером пропишіть, що саме він передає: виключні права чи ліцензію, на які способи використання, на якій території, на який строк, і що виконавець гарантує відсутність порушень чужих прав.

Підрядник чи прихований працівник

Стаття 21 КЗпП визначає трудовий договір як угоду, за якою працівник виконує роботу з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а роботодавець виплачує заробітну плату й забезпечує умови праці. Якщо фрилансер працює за вашим графіком, у вашому офісі, за вашими наказами й отримує щомісячну фіксовану суму, відносини мають ознаки трудових, хоч би яка назва стояла на договорі. Тут виникає ризик претензій за допуск до роботи без оформлення: стаття 265 КЗпП передбачає за це штраф у тридцятикратному розмірі мінімальної зарплати за кожного працівника. Безпечніше, коли виконавець сам визначає, як і коли працювати, відповідає за результат, а не за присутність, і працює одночасно на інших замовників.

Податки з виплат підрядникам

Якщо підрядник зареєстрований як ФОП, він сам сплачує податки, а ви берете від нього рахунок і акт. Якщо ви платите фізичній особі без статусу ФОП, ви стаєте податковим агентом. За матеріалом «Дебет-Кредит» від 23.03.2026 ставка військового збору у 2026 році становить 5%, і з винагороди за цивільно-правовим договором його утримує та сплачує податковий агент разом з ПДФО; у цьому матеріалі ставку ПДФО 18% названо для зарплати. Умовний приклад за ставками 18% і 5%: винагорода 20 000 грн, ПДФО 3 600 грн, військовий збір 1 000 грн, виконавцеві до виплати 15 400 грн. Ставку для конкретної виплати та ЄСВ порахуйте з бухгалтером до підписання договору, бо вони збільшують вартість співпраці.

Перед підписанням

Чітко описаний результат або показники послуги.
Строки, етапи, порядок приймання.
Умови оплати: аванс, етапи, остаточний розрахунок.
Передання прав письмово, зі способами й територією.
Конфіденційність та відповідальність за порушення.
Статус виконавця: ФОП чи фізична особа, і що з цього випливає для податків.

Найближчий крок: знайдіть чинні договори з зовнішніми виконавцями й перевірте, чи сказано в них, кому належать права на результат. Якщо ні, додайте письмову додаткову угоду.