Договірна дисципліна в компанії: письмова форма, неустойка і строки

Типова ситуація в малому бізнесі: постачальник «по-дружньому» привіз товар, менеджер усно погодив іншу ціну, а бухгалтерія отримала рахунок зі старою. Або підрядник зробив більше, ніж обговорювали, і тепер вимагає доплату. Кожна така історія закінчується довгими розмовами, а іноді судом, у якому виграє той, хто може підтвердити свої слова документами.

Договірна дисципліна - це не бюрократія, а набір простих правил: що оформлюємо письмово, що має бути в тексті і хто стежить за виконанням.

Коли письмова форма обов’язкова

Загальне правило ЦКУ про вільну форму має виняток для бізнесу. Стаття 208 Цивільного кодексу вимагає вчиняти письмово правочини між юридичними особами та між фізичною і юридичною особою, крім тих, що можна вчиняти усно (про них нижче). Тобто договір між двома ТОВ або між ТОВ і ФОП треба оформляти письмово.

Усно, за статтею 206, можна вчиняти правочини, які повністю виконуються сторонами в момент їх вчинення: купили і одразу розрахувалися. Якщо ж юридична особа сплатила за товари чи послуги за усною домовленістю, їй видається документ, що підтверджує підставу і суму платежу.

«Письмова форма» не означає обов’язково папір із мокрою печаткою. За статтею 207 ЦКУ правочин вважається письмовим, якщо його зміст зафіксований в одному чи кількох документах, зокрема електронних, у листах чи інших повідомленнях, якими обмінялися сторони. Електронний підпис або факсимільне відтворення допускається у випадках, встановлених законом, або за письмовою згодою сторін зі зразками підписів. Практичний висновок: пропишіть у договорі, що документи, підписані електронним підписом або надіслані з офіційних адрес електронної пошти, мають юридичну силу.

Господарські договори додатково регулює стаття 181 Господарського кодексу. За загальним правилом договір викладається як єдиний документ, підписаний сторонами, але допускається спрощений спосіб: обмін листами чи підтвердження прийняття замовлень до виконання. Якщо ви отримали проект договору з незгодними пунктами, ви складаєте протокол розбіжностей і надсилаєте його протягом двадцяти днів. Сторона, яка отримала протокол, також має двадцять днів, щоб розглянути його і врегулювати розбіжності. Якщо сторони не досягли згоди з усіх істотних умов господарського договору, він вважається неукладеним.

Що має бути в договорі

Мінімальний набір, який знімає більшість конфліктів:

1. Предмет. Що саме постачається чи виконується: з кількістю, якістю, специфікацією. Фраза «послуги з просування» без переліку робіт - джерело суперечок.
2. Ціна й порядок оплати. Сума, ПДВ, аванс, строки, умови розрахунку.
3. Строки. Дата початку, етапи, кінцева дата.
4. Приймання. Хто й у який строк підписує акт, що відбувається, якщо замовник мовчить.
5. Відповідальність. Неустойка, порядок відшкодування збитків.
6. Листування. Адреси електронної пошти, які сторони вважають офіційними.
7. Зміна й розірвання. Зміни лише письмово, з додатковою угодою.
8. Обставини, що звільняють від відповідальності. За статтею 617 ЦКУ боржник звільняється, якщо доведе, що порушення сталося внаслідок випадку або непереборної сили, а відсутність у боржника коштів до випадку не належить.

Договір для кожного контрагента окремо складати не треба: зробіть два-три шаблони (купівля-продаж, послуги, підряд) і тримайте їх в одному місці.

Неустойка: як прописати і чого чекати

Неустойка - грошова сума, яку боржник сплачує за порушення зобов’язання. Штраф вираховується у відсотках від суми невиконаного зобов’язання, пеня - у відсотках від суми простроченого грошового зобов’язання за кожен день прострочення. За статтею 551 ЦКУ розмір неустойки встановлюється договором, але суд може зменшити її, якщо вона значно перевищує розмір збитків. Тож надто «страшні» відсотки в договорі не гарантують, що їх стягнуть повністю.

Приклад на умовних числах. Договір поставки на 100 000 грн, пеня 0,1% від суми за кожен день прострочення. Це 100 грн за день, за 30 днів затримки - 3 000 грн. Така сума стимулює постачальника дотримати строк, але її важко назвати непропорційною. Закон і так дає право на неустойку незалежно від наявності збитків (стаття 550 ЦКУ), тож доводити розмір втрат, щоб її вимагати, не треба.

Строки, які не можна проґавити

Загальна позовна давність - три роки (стаття 257 ЦКУ), але до вимог про стягнення неустойки (штрафу, пені) стаття 258 застосовує давність в один рік. Тобто основний борг можна вимагати довше, ніж пеню за нього. Не відкладайте претензію: чим довше мовчите, тим більша частина неустойки може випасти з вимоги.

Хто відповідає за дисципліну

Призначте відповідальну людину: вона веде реєстр договорів (контрагент, предмет, сума, строк, статус), нагадує про закінчення термінів і збирає підписані акти. Для невеликої компанії вистачить таблиці. Правило для команди: усна домовленість з контрагентом одразу підтверджується листом із підсумком («Домовилися про таке: …»). Так навіть без нового договору в вас з’являється письмовий слід.

Перший крок: випишіть п’ятьох контрагентів з найбільшим обсягом платежів за рік і перевірте, чи є з кожним підписаний договір та акти. Де документів немає, оформіть їх зараз, поки відносини добрі.