ПРРО для ФОП: кому потрібен і як підключити безкоштовно

Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) обов’язковий для ФОП, які приймають оплату готівкою, банківською карткою, через термінал, QR-код або платіжний сервіс. Від нього звільнені ФОП першої групи єдиного податку (пункт 296.10 статті 296 Податкового кодексу). Безкоштовний ПРРО пропонує сама ДПС: програма працює у вебверсії та як застосунок, платити за неї не треба, потрібні лише електронний підпис і реєстрація в Електронному кабінеті.

Кому ПРРО потрібен

Обов’язок залежить не від назви групи, а від того, як гроші потрапляють до підприємця.

Ситуація	Чи потрібен ПРРО
ФОП першої групи	Ні, за пунктом 296.10 ПК
ФОП другої, третьої групи чи загальної системи, оплата готівкою	Так
Оплата карткою, через POS-термінал, QR, LiqPay, WayForPay та подібні сервіси	Так
Клієнт сам переказує гроші зі свого рахунку на ваш IBAN, без картки і платіжного сервісу	Ні
Гроші приймає маркетплейс чи біржа фрілансу і перераховує вам винагороду	Ні, чек видає той, хто приймає оплату

Дві деталі, на яких ФОП помиляються найчастіше:

Приймання готівки для подальших безготівкових розрахунків (клієнт віддав гроші, ви внесли їх на рахунок) теж потребує ПРРО, як і будь-яка готівкова операція.
Звільнення залежить від способу оплати, а не від виду діяльності. Салон краси чи онлайн-школа, які беруть оплату карткою або через еквайринг, мають видавати чеки так само, як магазин.

З 1 січня 2026 року ФОП першої групи, продавці з автоматів, виїзні й ринкові продавці та ті, хто торгує власною продукцією, мають приймати і безготівкову оплату (постанова Кабміну № 894 від 29.07.2022 зі змінами). Це не скасовує звільнення від ПРРО: касу їм і далі вести не треба, лише дати клієнту змогу заплатити карткою. Обов’язок не діє в районах бойових дій, на тимчасово окупованих і заблокованих територіях.

Для ФОП, які надають побутові послуги в селах і селищах, ДПС у регіональних роз’ясненнях допускає розрахункову книжку замість ПРРО. Це спеціальні умови, тому перед їх застосуванням перевірте свою ситуацію в контролюючому органі. Групу, ставку і ліміти доходу порівняйте на сторінці про єдиний податок 2026.

Штрафи

Із 1 серпня 2025 року діють повні санкції статті 17 Закону № 265/95-ВР:

перше порушення: 100% вартості товарів чи послуг, проданих з порушенням;
кожне наступне: 150%.

Штраф накладають за три види порушень: операцію не проведено через ПРРО, проведено не на повну суму, покупцю не видано чек (паперовий чи електронний). У період з 1 серпня 2023 до 31 липня 2025 року для ФОП-єдинників без ПДВ діяли знижені ставки 25% і 50%, тож для порушень того часу застосовують їх.

Приклад. ФОП третьої групи без ПДВ продав послугу за 2 000 грн, узяв оплату на картку і чек не видав. Штраф за перше порушення: 2 000 грн. Якщо таке повториться на 2 000 грн, штраф становитиме 3 000 грн (2 000 × 1,5). Разом за дві операції: 5 000 грн. Штраф рахують за кожну операцію окремо.

Як підключити безкоштовний ПРРО від ДПС

Програмне забезпечення ДПС безоплатне, є версії для Windows, Android, iOS і веб. Порядок такий:

Отримайте кваліфікований електронний підпис (КЕП) на ФОП. Його видають акредитовані центри, зокрема банки, а також ДПС, яка видає ключі безкоштовно.
Зареєструйте господарську одиницю. Заповніть і подайте через Електронний кабінет форму 20-ОПП із місцем торгівлі чи надання послуг. Для роботи онлайн адресу, яку вказати, уточніть у бухгалтера або в ДПС.
Зареєструйте касира. Касир працює з власним КЕП, бо обмін із фіскальним сервером іде лише в електронній формі. Подайте форму 5-ПРРО. Якщо продаєте ви самі, касиром реєструєте себе.
Подайте заяву 1-ПРРО про реєстрацію програмного РРО через Електронний кабінет. Фіскальний номер у заяві не вказують.
Перевірте квитанції. Після успішної обробки заяви ПРРО отримає фіскальний номер.
Встановіть програму ДПС, відкрийте зміну і пробийте чек. Наприкінці дня зміну закривають.

Без інтернету каса працює в офлайн-режимі, дані передаються до ДПС після відновлення зв’язку. Стежте за строком дії КЕП касира: з недійсним підписом працювати на касі не вийде.

Безкоштовно чи за абонплату

Програма ДПС має базові можливості: чеки, зміни, звіти. Інтеграцій з обліком, складом чи інтернет-магазином у ній немає. Комерційні сервіси їх дають, але беруть абонплату за кожну касу.

Сервіс	Умови (за даними сайтів сервісів, уточнюйте на день підключення)
ПРРО від ДПС	безоплатно, базові функції
Вчасно.Каса	перші 30 днів безкоштовно, далі від 348 грн/міс, до 6 000 чеків на місяць
Checkbox	30 днів тестування, далі близько 249 грн/міс за касу

Для ФОП з десятком-двома чеків на день вистачає програми ДПС. Якщо потрібні облік товарів, інтеграція з банківським терміналом чи інтернет-магазином, платний сервіс зазвичай окупається часом на ручну роботу. Продажі через сайт мають ще й свої вимоги до чеків, їх розглянуто в матеріалі про регулювання онлайн-торгівлі.

Якщо ФОП ще не зареєстровано

Спершу відкрийте ФОП і оберіть групу, потім переходьте до каси: порядок описано в статті як відкрити ФОП. КЕП зручно замовити відразу, він потрібен і для звітності, і для ПРРО.

Що перевірити перед стартом

Чи не прийматимете ви гроші способом, який вимагає чека. Якщо всі клієнти платять лише переказом на IBAN зі свого банку, ПРРО не потрібен, але щойно додасте картку чи QR, обов’язок виникне.
Чи є КЕП у касира і коли він спливає.
Чи вказано в контролюючому органі всі господарські одиниці, де ви приймаєте гроші.
Чи видається чек у момент оплати: пробитий пізніше чек від штрафу не рятує.