Бюджетування для малого бізнесу: мінімальний набір планів
Бюджет малого бізнесу не потребує окремого відділу й спеціальних програм. Вистачить електронної таблиці та дисципліни: раз на місяць записати план, раз на місяць порівняти його з фактом. Важливіше за інструмент - закласти в план те, що не залежить від вашого настрою: податки, ЄСВ, зарплату, оренду. Нижче - мінімальний набір із трьох документів і приклад, як у нього вписати параметри ФОП на 2026 рік.
Документ 1. План надходжень і витрат по місяцях
Це головна таблиця: рядки - статті, стовпці - місяці на рік уперед. Розділіть її на три блоки.
- Надходження. Не «виручка за договорами», а гроші, які реально прийдуть на рахунок у цей місяць. Для ФОП на єдиному податку це принципово: за зведенням 7eminar ліміт доходу рахують за отриманими коштами.
- Постійні витрати. Оренда, зарплата, ЄСВ, підписки, облік. Вони не залежать від обсягу продажів, тому їх записують першими.
- Змінні витрати. Закупівля, доставка, комісії платіжних систем. Їх планують у відсотках від надходжень.
Окремий рядок - залишок на початок і кінець місяця. Якщо в якомусь місяці залишок виходить від’ємним, у вас на папері касовий розрив: його краще побачити за три місяці, а не за три дні.
Документ 2. Бюджети за напрямами
Коли основна таблиця працює, виділіть з неї три блоки, на яких найчастіше «тече» гроші: маркетинг, персонал і розвиток. Для кожного встановіть ліміт на місяць і одну людину, яка за нього відповідає.
Правила прості. Ліміт на маркетинг - це число, а не «скільки вийде». Персонал - не лише зарплати, а й обов’язкові платежі з них. Розвиток - окрема сума, яку ви готові витратити, навіть якщо місяць слабкий; без неї розвиток зводиться до розмов.
Документ 3. План проти факту
Раз на місяць, в один і той самий день, додайте до таблиці стовпець «факт» і стовпець «відхилення». Дивіться лише на статті, де відхилення суттєве за вашими мірками, і для кожної відповідайте на два питання: чому так вийшло і чи повториться це наступного місяця. Помилка новачків - перегляд раз на рік: до того часу відхилення накопичуються, і причини вже не відновити.
Приклад з умовними цифрами. У плані маркетинг - 20 000 грн, за фактом витрачено 27 000 грн: відхилення 7 000 грн, або 35%. Поруч запишіть пояснення: запустили додаткову акцію, яка принесла чи не принесла замовлень. Якщо акція окупилася, її варто закласти в план наступного місяця; якщо ні - зняти з бюджету. Без такого коментаря таблиця перетворюється на архів цифр, з яких нічого не випливає.
Податки в бюджеті: умовний приклад для ФОП
Параметри 2026 року за тим самим зведенням 7eminar: мінімальна зарплата 8 647 грн; мінімальний ЄСВ 1 902,34 грн на місяць; третя група - 5% доходу (3% для платників ПДВ) і 1% військового збору, ліміт 10 091 049 грн на рік; друга група - єдиний податок до 1 729,40 грн і військовий збір 864,70 грн на місяць, ліміт 7 211 598 грн.
Для ілюстрації (цифри умовні). ФОП третьої групи без ПДВ планує надходження 150 000 грн у місяць.
| Стаття | Розрахунок | Сума, грн |
|---|---|---|
| Єдиний податок | 5% від 150 000 | 7 500 |
| Військовий збір | 1% від 150 000 | 1 500 |
| ЄСВ | мінімальний | 1 902,34 |
| Разом | 10 902,34 |
Це близько 7,3% надходжень. Ці гроші варто щомісяця відкладати на окремий рахунок, щоб у день сплати не шукати їх у обороті.
Другий обов’язковий рядок - контроль ліміту. Середньомісячний «безпечний» дохід для третьої групи - 10 091 049 / 12 ≈ 840 920 грн. Якщо за перші шість місяців ви отримали більше половини ліміту, внесіть у план сценарій переходу на загальну систему або іншу структуру. Перевищення ліміту означає втрату права на спрощену систему.
Вартість грошей у плані
Якщо в бюджеті є кредит або овердрафт, закладайте їхню вартість із запасом. Облікова ставка НБУ, за даними «Бухплатформи», з 30 жовтня 2026 року становить 16,5% річних (до цього була 16,0%), а за прогнозом НБУ, на який посилається видання, її утримуватимуть на поточному рівні до другого кварталу 2027 року. Банківська ставка за вашим кредитом - інша, але для планування можна виходити з того, що дешевих грошей найближчим часом не буде.
З чого почати вже цього тижня
Відкрийте таблицю й заповніть лише три речі: постійні витрати на наступні три місяці, податки за формулою вище і очікувані надходження з окремим сценарієм «мінус 20%». Якщо в гіршому сценарії залишок не йде в мінус, плану вистачить. Якщо йде - у вас є час, щоб скоротити витрати до того, як це станеться.